Cutiile de arhivare și alte 3 soluții utile pentru o firmă care își restrânge activitatea

Ca urmare a efectelor coronavirusului, multe firme au luat decizia de a-și restrânge activitatea prin închiderea uneia ori a mai multor unități. În această situație, toate documentele importante trebuie depozitate în cutii de arhivare ori în alte obiecte de birotică de acest tip. 

Dacă societatea la care lucrezi a luat această decizie și ești responsabil de arhivarea actelor, iată câteva soluții optime de stocare a informațiilor.

  1. Cutiile de arhivare, cea mai simplă soluție pentru păstrarea documentelor

Pentru o organizare cât mai eficientă a tuturor actelor, folosește cu încredere cutiile de arhivare. Reprezintă cea mai simplă și mai puțin costisitoare soluție la care poți să apelezi în această situație. Pe lângă faptul că mențin documentele în ordine și în siguranță, susțin și o utilizare inteligenta a spațiului. 

Ține cont de câteva criterii atunci când aranjezi documentele în cutii, cum ar fi etichetarea acestora pentru o identificare mai ușoară. Se va dovedi extrem de utilă organizarea după categorii. Spre exemplu, le poți grupa în funcție de importanță, frecvență cu care vor fi consultate, etc, astfel încât să ai mai ușor acces la ele.

Pentru a optimiza spațiul de depozitare, cumpără cutii de depozitare cu capac și mânere. Acestea pot fi așezate unele peste altele fără nicio problemă. În plus, sunt ușor de transportat grație mânerelor rezistente.

  1. Dosarele – un aliat de încredere în orice situație office

Facturile, contractele, inventarele și alte acte importante se pot pierde cu ușurință în timpul mutării. Până va fi luată o hotărâre legată de noul loc în care vor fi puse, aranjează-le pe toate în dosare de carton ori de plastic, apoi depozitează-le în cutii de arhivare. De un real folos îți vor fi și foliile din plastic, așa că este indicat să faci din timp o listă cu obiectele de birotică și papetărie necesare. 

Folosește alt dosar pentru fiecare categorie de documente, având grijă să nu le amesteci. Scrie pe ele ce acte conțin și îți va fi mult mai ușor să găsești ceea ce ai nevoie când vor ajunge la noua destinație.

  1. Bibliorafturile, indispensabile într-un spațiu de lucru

Alte obiecte de birotică utile în procesul de restrângere a activității sunt bibliorafturile. Pentru a facilita găsirea imediată a actelor, folosește etichete autocolante care să conțină informațiile necesare. 

Așadar, trece în revistă toate documentele pe care vrei să le păstrezi și apoi aranjează-le în bibliorafturi. Dacă sunt multe acte de arhivat și nu există suficient spațiu în noua locație, poți să investești în suporturi rotative pentru bibliorafturi. Sunt încăpătoare, rezistente, ocupă puțin spațiu și permit o căutare rapidă, fiind ideale pentru arhivarea documentelor.

  1. Distrugătorul de documente, o metodă eficientă pentru informațiile confidențiale

În multe cazuri, după o triere riguroasă a tuturor materialelor din birou, mai rămân acte în plus. În cazul în care ești sigur că unele dintre acestea nu îți vor mai fi de folos, poți utiliza un distrugător de documente. Astfel te asiguri că informațiile importante despre firmă nu vor fi expuse atunci când vor fi aruncate la gunoi. 

Odată ce ai organizat și aranjat documentele importante în cutiile de arhivare, acestea pot fi transportate mai ușor în noua locație. 

 

loading...
loading...