Obținerea eficienței maxime a angajaților este una dintre cele mai mari provocări pentru orice proprietar sau manager de afacere. Determinând personalul să facă lucrurile corecte în modul corect, se poate produce mai mult cu aceleași resurse. Cu alte cuvinte, a lucra eficient va duce inevitabil la un rezultat mai bun al afacerii pentru costuri mai mici.
Îți voi prezenta în cele ce urmează 8 modalități prin care poți eficientiza munca angajaților tăi.
1. Nu te teme să delegi
Deși acest sfat ar putea părea cel mai evident, este adesea cel mai dificil de pus în practică. Înțelegem – compania ta ar fi bebelușul tău, așa că dorești să ai o mână directă în tot ceea ce se întâmplă. Deși nu este nimic în neregulă cu prioritizarea calității, verificarea personală a fiecărui mic detaliu, în schimbul delegării, poate pierde timpul valoros al tuturor. În schimb, acordă responsabilități angajaților calificați și ai încredere că vor îndeplini bine sarcinile. Acest lucru oferă angajaților tăi oportunitatea de a dobândi abilități și experiență de conducere de care va beneficia în cele din urmă compania ta.
2. Potrivește sarcinile cu abilitățile
Cunoașterea abilităților și stilurilor comportamentale ale propriilor angajați este esențială pentru maximizarea eficienței. De exemplu, un gânditor înnăscut, extrovertit, creativ, este probabil o persoană excelentă pentru a transmite idei clienților. Cu toate acestea, s-ar putea epuiza dacă i se va da o sarcină mai intensivă, orientată spre detalii. Ca exemplu, atribuie asigurarea stocului pentru hârtie unei persoane foarte pragmatice în abilitățile sale proprii. Printre altele, ai grijă să faci mereu stocul pentru hârtie de copiator. Solicitarea angajaților tăi de a fi grozavi în toate lucrurile nu este eficientă, așa că asociază sarcinile date cu abilitățile angajaților.
3. Comunică eficient
Fiecare manager știe că comunicarea este cheia unei forțe de muncă productive. Tehnologia ne-a permis să ne contactăm reciproc printr-un simplu clic al unui buton, asta înseamnă în mod firesc că metodele actuale de comunicare sunt cât mai eficiente, nu? Nu neapărat.
Un studiu relativ recent a constatat că e-mailurile pot ocupa aproape 28% din timpul unui angajat. De fapt, e-mailul s-a dovedit a fi a doua activitate care consumă mai mult timp pentru lucrători (după sarcinile lor specifice locului de muncă). În loc să te bazezi exclusiv pe e-mail, încercați instrumente de rețele sociale, concepute pentru o comunicare mai rapidă a echipei, inclusiv comunicarea voce-la-voce.
4. Păstrează obiectivele clare și concentrate
Nu te poți aștepta ca angajații să fie eficienți dacă nu au un obiectiv concentrat pe care să-l vizeze. Dacă un obiectiv nu este clar definit și de fapt realizabil, angajații vor fi mai puțin productivi. Deci, încearcă să te asiguri că sarcinile angajaților sunt cât mai clare și restrânse posibil. Spune-le exact la ce te aștepți și spune-le în mod specific ce impact va avea această misiune. O modalitate de a face acest lucru este să te asiguri că obiectivele tale sunt: specifice, măsurabile, realizabile, realiste și în timp util.
5. Motivează-ți angajații
Una dintre cele mai bune modalități de a încuraja angajații să fie mai eficienți este de a le oferi efectiv un motiv pentru a face acest lucru. Recunoașterea lucrătorilor pentru o treabă bine făcută îi va face să se simtă apreciați și îi va încuraja să-și crească în continuare productivitatea.
Atunci când decizi cum să recompensezi angajații eficienți, asigură-te că ții cont de nevoile sau preferințele lor individuale. De exemplu, un angajat ar putea aprecia recunoașterea publică, în timp ce altul ar prefera un „mulțumesc” privat. Alte modalități de recompensare pot fi: suplimentarea concediului plătit, ieșirea la o masă, o notă scrisă de mână pentru mulțumire, un cupon ”lazy monday”, care permite angajaților să ajungă târziu într-o dimineață de luni etc.
6. Elimină excesul
Dacă este posibil, încearcă să nu le oferi angajaților sarcini mai mici și inutile atunci când aceștia sunt concentrați pe un obiectiv mai mare. Aruncă o privire la rutina echipei și vezi dacă există ceva pe care îl poți reduce, pentru a oferi angajaților mai mult timp să se concentreze pe sarcini cu prioritate mai mare. A face ceva pur și simplu ca formalitate înseamnă a pierde timp prețios care ar putea fi folosit pentru atingerea obiectivelor care ajută de fapt compania.
7. Instruiește și dezvoltă abilitățile angajaților
Reducerea instruirii sau reducerea tuturor împreună ar putea părea o modalitate bună de a economisi timp și bani companiei. Cu toate acestea, acest lucru ar putea în cele din urmă să se întoarcă împotrivă. Forțarea angajaților să-și învețe joburile din mers poate fi extrem de ineficientă.
Deci, în loc să-i faci pe muncitori să încerce la întâmplare să îndeplinească o sarcină fără îndrumare zero, ia-ți ziua suplimentară pentru a-i învăța abilitățile necesare pentru a-și îndeplini treaba. În acest fel, ei pot începe să-și îndeplinească sarcinile singuri, iar timpul tău nu va fi irosit pe drum răspunzând la întrebări simple sau corectând erori.
După formarea inițială, încurajează dezvoltarea continuă a angajaților. Ajutându-i să-și extindă abilitățile vor crea o forță de muncă mult mai avansată, care va aduce beneficii companiei pe termen lung. Există o serie de modalități prin care poți sprijini dezvoltarea angajaților: coaching individual, ateliere, cursuri, seminarii, mentorat sau numai sporirea responsabilităților acestora. Oferirea acestor oportunități le va da angajaților competențe suplimentare care le vor permite să își îmbunătățească eficiența și productivitatea în cadrul companiei tale.
8. Dați-vă feedback reciproc
Nu există nicio speranță de a crește eficiența angajaților dacă nu știu că sunt ineficienți în primul rând. Acesta este motivul pentru care evaluarea performanței este esențială. Măsoară performanța angajaților tăi, apoi ține întâlniri individuale pentru a-i informa unde excelează și în ce domenii trebuie să lucreze.
Așadar, o parte din responsabilitate revine și asupra ta. După ce îți examinezi angajații, întreabă-i ce ai putea face pentru a-i ajuta să se îmbunătățească. Poate că și-ar dori puțin mai multe îndrumări cu privire la anumite sarcini sau ar prefera puțin mai mult spațiu pentru libertatea creativă. Solicitarea de feedback nu numai că îți oferă modalități clare și imediate de a-ți ajuta angajații să se îmbunătățească, dar încurajează și o cultură a dialogului deschis care va permite dezvoltarea continuă în timp.
